Elektronické podepisování pracovních smluv: Efektivní a právně platné řešení

Personální oddělení dnes stále častěji přechází na digitální nástroje pro správu dokumentů, jak směrem ke stávajícím, tak budoucím zaměstnancům. Elektronický podpis, jako je inSign, lze snadno integrovat do HR systémů pro sběr podpisů i archivaci dokumentů.

Níže popisujeme klíčové HR scénáře, ve kterých se inSign osvědčuje – včetně nejčastějšího: podepisování pracovních smluv.

Shrnutí nejdůležitějšího

• Elektronický podpis výrazně urychluje HR procesy, od smluv po docházku.
• Jednoduché pracovní smlouvy můžete podepisovat i bez papíru. U dohod na dobu určitou je potřeba kvalifikovaný podpis.
• inSign podporuje všechny tři typy podpisů dle eIDAS a snadno se napojí na vaše HR systémy.

Elektronické podepsání pracovní smlouvy (na dobu neurčitou)

Podle zákona není nutné uzavírat pracovní smlouvu na dobu neurčitou v listinné formě. Můžete tedy smlouvu podepsat elektronicky. Zaměstnanci ale musíte nejpozději do měsíce předat písemné znění smlouvy s podpisem zaměstnavatele. Běžně se to řeší předáním vytištěné verze při nástupu.

Vzhledem k tomu, že nábor dnes běžně probíhá online, je logickým krokem digitalizovat celý proces až do podpisu smlouvy.

Pracovní smlouva na dobu určitou

Tady už zákon vyžaduje „písemnou formu“. Můžete tedy použít kvalifikovaný elektronický podpis (QES) nebo tradiční podpis na papíře.

U QES je potřeba jednorázové ověření identity (např. přes video identifikaci, eObčanku nebo internetové bankovnictví).

Podepisování dokumentace při disciplinárních opatřeních

Ve firmách bývá běžné dokumentovat různá personální jednání – zejména při nespokojenosti s chováním nebo výkonem zaměstnance. Napomenutí nemá zákonnou formu, takže může být doručeno digitálně. U vážnějších případů bývá zvykem uskutečnit pohovor, jehož výsledek podepisují obě strany.

Takový proces lze kompletně realizovat elektronicky prostřednictvím inSign, včetně podpisu zápisu z jednání.

Elektronický podpis u žádostí o dovolenou

V mnoha firmách se žádosti o dovolenou stále řeší na papíře. To je však zbytečně zdlouhavé. Elektronický podpis proces zrychlí a zjednoduší, především v případech, kdy je žádost zamítnuta a je potřeba mít vše řádně doložené.

Jak vypadá proces s inSign:

1. Zaměstnavatel připraví dokument v online editoru a zvolí typ podpisu.
   
2. Uchazeč dostane smlouvu e-mailem a podepíše ji (na klávesnici, rukou na dotykové obrazovce nebo pomocí certifikátu).
   
3. Obě strany obdrží podepsaný dokument do e-mailu, zaměstnavatel navíc i notifikaci.
   

Digitální evidence pracovní doby

Flexibilní režimy práce vyžadují formální a doložitelné záznamy, včetně podpisů.

S inSign můžete vést evidenci elektronicky, podepsanou oběma stranami. Odeslání na personální oddělení pak zabere jen pár kliknutí.

Shrnutí: Elektronický podpis jako HR pomocník č. 1

Elektronické podepisování nabízí řadu významných výhod. Optimalizuje HR procesy tím, že je zefektivňuje a přitom stále splňuje právní předpisy. Firmy šetří čas a zdroje, zatímco zaměstnanci těží z jednoduchého a rychlého zpracování. Každý, kdo chce digitalizovat své HR procesy, nemůže elektronické podpisy ignorovat.