Digitalizace HR agendy: Jak elektronický podpis mění firemní procesy

V dnešní rychlé a technologiemi řízené době je digitalizace jedním z hlavních faktorů zvyšujících efektivitu podniku. Ačkoliv mnoho oblastí již digitální transformací prošlo, HR (lidské zdroje) stále často pracují s papírovými dokumenty. Elektronický podpis však přináší změnu, která zjednodušuje administrativu, šetří čas i náklady a pomáhá firmám fungovat pružněji.

Co je elektronický podpis a jak funguje?

Elektronický podpis je digitální obdoba vlastnoručního podpisu. Využívá šifrování k ověření identity podepisující osoby a zabezpečení dokumentu. Díky tomu lze podepisování, ověřování i archivaci automatizovat, a výrazně tak urychlit administrativní procesy.

Moderní nástroje podporují různé úrovně elektronického podpisu (SES, AES, QES), což umožňuje volbu typu zabezpečení podle povahy dokumentu. Součástí bývá také auditní stopa, která zachycuje průběh podpisu a zvyšuje důvěryhodnost celého procesu.

Jak elektronický podpis usnadňuje HR procesy?

HR oddělení každý den řeší desítky, možná stovky, různých administrativních úkonů — podepisování smluv, dokumentů týkajících se pracovního poměru, výpisů z docházky, souhlasů se zpracováním osobních údajů a další. Tyto procesy jsou tradičně časově náročné a mohou vést k chybám, pokud není vše správně uloženo nebo pokud dojde k prodlení ve schvalovacím procesu.

1. Zrychlení procesů

Díky elektronickému podpisu je možné tyto procesy zjednodušit a výrazně zrychlit. Klasické podepisování papírových dokumentů, jejich skenování a odesílání e-mailem je minulostí. Například pracovní smlouvy mohou být podepsány během několika minut, a to prakticky odkudkoliv. Moderní aplikace navíc umožňují hromadný podpis či použití šablon dokumentů, čímž se výrazně urychlí opakované procesy v HR.

2. Snížení nákladů na administrativu až o 75 %

Odpadá potřeba tisku, poštovného, archivačních prostor a dalších výdajů spojených s fyzickým podepisováním dokumentů. Navíc se sníží náklady spojené s chybami a nedorozuměními při ručním vyplňování nebo ztrátě papírových dokumentů. Elektronické úložiště a automatické doručování podepsaných dokumentů také snižují i náklady na manipulaci a spravování dokumentace.

3. Bezpečnost a ochrana údajů

Při práci s citlivými údaji zaměstnanců nebo klientů je bezpečnost na prvním místě. Elektronický podpis umožňuje generování kompletních auditních zpráv (transakčních protokolů), což je důležité z hlediska compliance a právní závaznosti. Kvalifikovaný podpis (QES) je navíc šifrován a každý podepisující je jednoznačně identifikován, což výrazně zvyšuje bezpečnost celého procesu.Systémy navíc podporují dvoufaktorové ověření (2FA) při přihlášení nebo odesílání žádostí k podpisu.

4. Dostupnost a mobilita

V dnešní době, kdy jsou pracovníci stále více mobilní, je důležité mít nástroje, které umožňují podepisování i na dálku. Elektronický podpis umožňuje zaměstnancům podepisovat smlouvy a další dokumenty kdekoli a kdykoli — ať už jsou na home-office, na služební cestě nebo na dovolené. Navíc některé aplikace rozpoznají dotykovou obrazovku a lze podepisovat skrze mobilní zařízení, takže proces zvládne opravdu každý.

Hotová řešení, která splňují nejpřísnější nároky

V praxi již existují aplikace navržené tak, že splňují nejpřísnější právní a technické požadavky. Uživatelé tak mají k dispozici platformy, které umožňují mimo jiné:

• Prokazatelnost dokumentů v souladu s právními předpisy jako je evropské nařízení eIDAS, švýcarské specifikum ZertES, GDPR a další předpisy.
• Bezproblémovou integraci pomocí otevřeného API do stávajících podnikových systémů (HR software, CRM, ERP).
• Elektronický archiv dokumentů s plnou auditní stopou pro bezpečné ukládání a prokazatelnost.
• Možnost definovat si role mezi které patří i schvalovatel. Dokument může tedy automaticky putovat ke schválení nadřízenému a poté rovnou k podpisu všem stranám.

Pokud si vyberete opravdu kvalitního dodavatele, pak je i implementace hračka. Týmy jsou připravené s vámi projít všechny interní procesy a nastavit vám aplikaci přesně podle vašich představ. 

Závěr

Digitalizace HR agendy je nevyhnutelný krok pro firmy, které chtějí udržet krok s rychle se měnícím prostředím. Díky existujícím řešením, která splňují nejpřísnější legislativní a bezpečnostní požadavky, mohou organizace snadno přejít od papírové agendy k modernímu elektronickému způsobu práce.

Výsledek? Méně administrativy, méně chyb, rychlejší uzavírání dokumentů a spokojenější zaměstnanci i klienti. Elektronický podpis tak představuje praktický krok k efektivnější firmě, která využívá technologie tam, kde dávají skutečný smysl.