Slovník pojmů
Zorientujte se v termínech, které hýbou moderním podnikáním a bezpečností dokumentů. Připravili jsme pro vás přehledný seznam klíčových výrazů z oblasti elektronických podpisů, legislativy a IT bezpečnosti. S inSign máte jistotu, že každému kroku ve vašem bezpapírovém procesu budete dokonale rozumět.
1. AML (Anti-Money Laundering)
Soubor zákonných povinností zabraňujících praní špinavých peněz. Banky, pojišťovny a další regulované subjekty musí prokazatelně dokumentovat identitu svých klientů a průběh smluvních vztahů.
2. API integrace (Application Programming Interface)
Technické rozhraní pro propojení inSign s firemními systémy jako SAP, Salesforce, nebo jakýkoliv jiný interní systém, umožňující automatické podepisování přímo v CRM/ERP.
3. Auditní stopa / Auditní zpráva (Audit Trail)
Detailní a nezměnitelný digitální záznam o každém kroku v procesu podepisování – kdo, kdy a z jakého zařízení dokument otevřel a podepsal. Tato zpráva je klíčovým důkazem, který díky své integritě obstojí při případném soudním dokazování.
4. Bankovní identita (BankID)
Způsob digitálního ověření identity prostřednictvím přihlašovacích údajů do internetového bankovnictví. Slouží k bezpečnému a jednoznačnému prokázání totožnosti osoby v digitálním prostředí.
5. Bezpapírová kancelář (Paperless Office)
Provozní model firmy, kdy jsou dokumenty spravovány, podepisovány a archivovány výhradně digitálně bez nutnosti tisku a skenování.
6. Biodynamický (biometrický) podpis
Způsob vlastnoručního podpisu na dotykové zařízení (tablet, signpad), který kromě vizuální podoby zaznamenává i dynamické parametry jako tlak, rychlost a sklon pera. Tyto údaje umožňují dodatečné ověření pravosti znalcem.
7. C5 (BSI)
Katalog kontrol shody pro cloudové služby (Cloud Computing Compliance Controls Catalogue) od německého Spolkového úřadu pro bezpečnost informační techniky (BSI). Potvrzuje extrémně vysokou úroveň bezpečnosti cloudové infrastruktury inSign.
8. Certifikace BITMi
Pečeť kvality od německého svazu IT (Bundesverband IT-Mittelstand), která potvrzuje, že software inSign je uživatelsky přívětivý, bezpečný a dlouhodobě stabilní.
9. Certifikace ISAE 3402
Mezinárodní standard potvrzující, že inSign má nastavené efektivní vnitřní kontrolní mechanismy pro zajištění bezpečnosti finančních a jiných operací.
10. Certifikace ISO 27001
Celosvětově uznávaný standard pro systém řízení bezpečnosti informací. inSign díky němu garantuje systematickou ochranu dat před únikem či zneužitím.
11. Certifikační autorita (CA)
Důvěryhodná třetí strana, která vydává digitální certifikáty a ručí za identitu jejich držitelů.
12. CRM (Customer Relationship Management)
Systém pro správu vztahů se zákazníky (např. Salesforce). Propojení s inSign automatizuje ukládání podepsaných smluv k profilům klientů.
13. Czech POINT
Kontaktní místa veřejné správy, kde lze získat přístupové údaje k datové schránce nebo provést autorizovanou konverzi dokumentů z papírové do digitální podoby.
14. Časové razítko (Timestamp)
Elektronické potvrzení přesného času, kdy byl dokument podepsán. Zajišťuje, že podpis byl platný v daném okamžiku, a je nezbytné pro dlouhodobou archivaci.
15. Datová schránka
Státní nástroj pro bezpečnou elektronickou komunikaci. inSign procesy v datových schránkách doplňuje o možnost pokročilého digitálního podepisování dokumentů.
16. Digitální certifikát
Elektronický doklad vydaný certifikační autoritou, který ověřuje totožnost podepisující osoby nebo organizace.
17. Digitální vs. elektronický podpis
Pojmy, které se často zaměňují, ale neznamenají totéž. Elektronický podpis je právní koncept zahrnující jakýkoli způsob digitálního schválení dokumentu (od kliknutí na tlačítko po kvalifikovaný podpis). Digitální podpis je technická metoda – konkrétní kryptografický mechanismus, který elektronickému podpisu zajišťuje integritu a prokazatelnost. Každý digitální podpis je tedy elektronickým podpisem, ale ne každý elektronický podpis je digitálním podpisem.
18. DMS (Document Management System)
Systém pro správu, ukládání a vyhledávání dokumentů. Propojení DMS s platformou elektronického podpisu zajistí, že každá podepsaná smlouva skončí automaticky na správném místě, správně pojmenovaná a dohledatelná – bez ručního přesouvání souborů.
19. eIDAS (Nařízení EU)
Jednotný právní rámec EU pro elektronickou identifikaci, zajišťující vzájemné uznávání e-podpisů mezi členskými státy EU.
20. Elektronická pečeť
Digitální „razítko“ organizace. Na rozdíl od podpisu je používaná právnickými osobami (firmami) k zajištění původu a integrity dokumentů.
21. Elektronický podpis (e-podpis)
Digitální ekvivalent vlastnoručního podpisu sloužící k ověření identity podepisujícího a zajištění integrity (neporušenosti) dokumentu.
22. ERP (Enterprise Resource Planning)
Podnikový informační systém (např. SAP) pro řízení celé firmy. inSign se do něj integruje pro hromadné podepisování faktur či smluv.
23. GDPR (General Data Protection Regulation)
Nařízení o ochraně osobních údajů. inSign garantuje šifrování a bezpečné uložení všech osobních údajů v rámci EU.
24. Hromadné podepisování
Funkce umožňující odeslat desítky nebo stovky dokumentů k podpisu najednou. Využívají ji například pojišťovny při obnově smluv, HR oddělení při onboardingu zaměstnanců nebo banky při aktualizaci smluvní dokumentace. Šetří hodiny manuální práce a minimalizuje chyby.
25. Iniciátor dokumentu
Osoba nebo systém, který v platformě inSign spouští podepisovací proces a nastavuje jeho parametry (kdo podepisuje, v jakém pořadí atd.).
26. Integrita dokumentu
Garance, že dokument nebyl po podpisu žádným způsobem změněn. Jakýkoli zásah do obsahu automaticky zneplatní elektronický podpis.
27. Kvalifikovaná certifikační autorita
Autorita akreditovaná národním dozorovým orgánem, jejíž certifikáty mají nejvyšší právní uznání a jsou nezbytné pro vytváření kvalifikovaných podpisů. Kvalifikovaný podpis lze získat také vzdálení díky našemu inSign řešení.
28. Kvalifikovaný elektronický podpis (QES - Qualified Electronic Signature)
Nejvyšší úroveň e-podpisu s nejvyšší právní silou, plně rovnocenný vlastnoručnímu podpisu. Vyžaduje osobní ověření a certifikované zařízení.
29. KYC (Know Your Customer)
Proces ověření totožnosti klienta před uzavřením smluvního vztahu, povinný zejména ve finančním sektoru. Digitální onboarding s elektronickým podpisem umožňuje splnit KYC požadavky plně online.
30. NDA (Non-Disclosure Agreement)
Dohoda o mlčenlivosti – smlouva chránící důvěrné informace sdílené mezi stranami. Jeden z nejčastěji podepisovaných dokumentů přes inSign.
31. NIS2
Nová evropská směrnice o kybernetické bezpečnosti. inSign pomáhá firmám plnit její přísné nároky na ochranu procesů a dat.
32. NIST P-384
Špičkový kryptografický standard pro generování digitálních klíčů, který zaručuje odolnost šifrování inSign i proti budoucím hrozbám.
33. Notářsky ověřený podpis
Tradiční způsob ověření identity na papíře. V digitálním prostředí tuto roli nahrazují metody jako Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) nebo Bankovní identita, které mají vysokou právní průkaznost a lze je vyřídit online.
34. Online ověření identity
Digitální proces zjištění totožnosti osoby bez její fyzické přítomnosti. Provádí se například prostřednictvím bankovní identity nebo automatizovaného skenování dokladu totožnosti. V kontextu elektronického podpisu je klíčovým krokem před vytvořením kvalifikovaného podpisu (QES) a umožňuje splnění KYC a AML požadavků plně na dálku.
35. Podpisový proces (Signing Workflow)
Nastavený postup podepisování, který určuje pořadí podepisujících (signatářů), jejich role a pozice podpisů v dokumentu.
36. PostSignum
Certifikační autorita České pošty. Kvalifikovaný podpis lze získat buď návštěvou právě certifikační autority nebo díky inSign ho můžete mít kompletně vzdáleně.
37. Prostý elektronický podpis (SES – Simple Electronic Signature)
Nejjednodušší forma podpisu (např. naskenovaný podpis nebo kliknutí na tlačítko). Má nejnižší právní váhu a hodí se pro méně rizikové dokumenty.
38. Signatář
Osoba, která je v dokumentu určena k podpisu.
39. Smlouva na dálku
Smluvní vztah uzavřený výhradně prostřednictvím digitálních kanálů bez fyzického setkání stran. Elektronický podpis je klíčovým prvkem, který takovým smlouvám dává právní závaznost v souladu s občanským zákoníkem a evropskou legislativou (eIDAS).
40. SOC 2
Nezávislý audit potvrzující, že inSign bezpečně spravuje klientská data a chrání soukromí na základě pěti principů důvěryhodnosti.
41. Vzdálené podepisování
Možnost kvalifikovaně podepsat dokument odkudkoli bez nutnosti osobní návštěvy pobočky nebo notáře. Díky online ověření identity (např. přes bankovní identitu nebo videhovor) lze celý proces vyřídit z počítače nebo mobilu.
42. Zaručený elektronický podpis (AES – Advanced Electronic Signature)
Podpis jednoznačně spojený s podepisujícím, umožňující zjistit následné změny v dokumentu. Ideální pro běžný obchodní styk.
43. ZertES
Nezávislý audit potvrzující, že inSign bezpečně spravuje klientská data a chrání soukromí na základě pěti principů důvěryhodnosti.
inSign používají malé, střední i velké firmy
„Platforma šetří čas a umožňuje věnovat se víc strategickým věcem. Nemáme s ní žádné problémy a jsme spokojení.“
„Od zavedení inSign máme v kanceláři mnohem méně papíru (1 smlouva se 3 stránkami x 100 měsíčně = úspora 3 600 stránek papíru za rok).“
„Platforma je jednoduchá, intuitivní a zvládne ji obsloužit i člověk, který není technický typ. Podepsat dokument prstem na telefonu je otázka pár vteřin.“
„Na produkt inSign je od provozu IT velice dobrá zpětná vazba z hlediska vysoké bezpečnosti a stability řešení. Pozitivní ohlas evidujeme i od koncových uživatelů.“
„inSign splňuje nejpřísnější kritéria z hlediska ochrany osobních údajů, stejně tak úložiště dat.“
Odbor podpory a správy pojištění
„Důvodem pro výběr inSign byl nejen kvalitní produkt prověřený i v prostředí nadnárodních korporací, ale také spolehlivé, vstřícné jednání a výborná podpora v procesu implementace.“
Chcete poradit s výběrem?
Domluvte si nezávaznou konzultaci
Soubor zákonných povinností zabraňujících praní špinavých peněz. Banky, pojišťovny a další regulované subjekty musí prokazatelně dokumentovat identitu svých klientů a průběh smluvních vztahů.