ROI elektronického podpisu: Kolik firma ušetří na papírové byrokracii

Rychlé shrnutí

• O co jde: Digitalizace smluvní agendy není jen IT trend nebo krok k ekologii, ale především strategické rozhodnutí s prokazatelnou finanční návratností (ROI). Pro CFO a ředitele firem představuje elektronický podpis okamžité snížení fixních výdajů i mzdových nákladů.
• Problém tradičního přístupu: Papírové smlouvy znamenají skryté plýtvání. Tisk, obálkování, cesty na poštu a zakládání do šanonů spolykají desítky hodin práce měsíčně. Dlouhé čekání na doručený podpis navíc zbytečně brzdí firemní cashflow.
• Konkrétní úspora s inSign: Modelová středně velká firma, která měsíčně řeší 150 smluv, dokáže přechodem na elektronické podepisování uspořit téměř čtvrt milionu korun ročně (až 249 600 Kč). Proces, který dříve trval týdny, se smrskne na minuty.

Při řízení financí a optimalizaci firemních procesů nestačí jen tušit, že digitalizace dává smysl. Finanční a výkonní ředitelé potřebují vidět konkrétní čísla a reálnou návratnost investice (ROI). Papírová administrativa spojená s podepisováním smluv se totiž často tváří jako nutné zlo, ale ve skutečnosti představuje masivní únik peněz i produktivity.

Zkusme si to ukázat na konkrétním příkladu středně velké firmy, která měsíčně podepíše 150 dokumentů. Každý z těchto dokumentů má v průměru 8 stránek. Celý proces – od tisku přes odeslání poštou až po finální archivaci – zabere zaměstnancům zhruba 40 hodin měsíčně. Výpočet naší kalkulačky ukazuje, že přechodem na plně elektronické podepisování dokáže taková firma uspořit až 249 600 Kč ročně.

Kde přesně se tato úspora tvoří? Zde je rozpad do tří klíčových metrik, které by měl znát každý CFO.

1. Přímé finanční náklady: Konec nekonečným fakturám za kancelář

Každá papírová smlouva s sebou nese sérii drobných, ale v součtu významných výdajů. Papír, tonery, obálky a zejména poštovné či kurýrní služby tvoří přímé náklady, které z rozpočtu mizí každý měsíc. K tomu je nutné připočítat výdaje na fyzickou archivaci – nákup šanonů, pronájem skladovacích prostor a poplatky za bezpečnou skartaci. Při stovkách vícestránkových dokumentů měsíčně se tyto částky rychle nasčítají do desítek tisíc korun ročně, které můžete zavedením digitálního řešení okamžitě škrtnout.

2. Skryté mzdové náklady: Čas jsou peníze

Největší zátěž papírového procesu neleží v materiálu, ale v promarněném čase vašich lidí. V našem modelovém příkladu stráví tým rutinní administrativou 40 hodin měsíčně. To je jeden celý pracovní týden, který vaše asistentka, obchodník nebo HR specialista tráví u tiskárny a na poště namísto práce s přidanou hodnotou. Přepočtěte si 40 ztracených hodin na průměrnou superhrubou mzdu kvalifikovaného pracovníka a získáte tu nejzásadnější položku z celkové roční úspory.

3. Opportunity cost a cashflow: Zkrácení time-to-signature

Nejbolestivější metrikou starého světa je čas od odeslání smlouvy do jejího finálního podpisu. Čekání na doručení poštou nebo složité ladění termínů pro osobní schůzky proces zbytečně protahuje. Nasazením elektronického řešení zkrátíte proces podepisování z týdnů na pouhé minuty. Rychlejší podpis v obchodu znamená rychlejší fakturaci, a tím pádem prokazatelně lepší cashflow. Stejný princip platí i v HR, kde onboarding nových zaměstnanců zvládnete klidně i za 5 minut, čímž minimalizujete riziko, že si kvalitní kandidát najde během zdlouhavého čekání na dokumenty jinou nabídku.

Proč svěřit firemní digitalizaci právě inSign? inSign je jedničkou na německém trhu již více než 10 let a přináší nejbezpečnější podpis i do ČR s lokální podporou. Přechod na tento systém nabízí okamžité výhody:

• Nulová bariéra pro klienty: Podepisování zvládne každý i bez školení, stačí pouhý e-mail nebo QR kód. Vše funguje hladce na PC i mobilu, bez nutnosti stahovat jakoukoliv aplikaci.
• Maximální právní jistota: Elektronický podpis inSign je plně v souladu s evropským nařízením eIDAS a ke každému podpisu automaticky generuje detailní auditní zprávu. I proto inSign využívají ty největší banky.
• Kvalifikovaný podpis bez úřadů: Jako jediní v ČR umožňujeme vyřídit kvalifikovaný podpis celkově online z pohodlí domova, takže uživatelé už vůbec nemusí chodit na úřad.

Chcete vidět detailní srovnání a získat návrh řešení na míru přímo vašim firemním procesům? Domluvte si zcela nezávaznou schůzku s naší expertkou Jitkou. Ráda vám ukáže, jak přesně může inSign fungovat a šetřit peníze právě u vás.