Rychlé shrnutí
- Běžný dodavatel e-podpisu: Zvládne základní podepsání dokumentu online. Rozsah zabezpečení, integrací, certifikací a důkazních podkladů se ale může výrazně lišit.
- inSign: Nabízí prostý, zaručený i kvalifikovaný elektronický podpis, rozsáhlé API, řadu integrací, bezpečnostní standardy a detailní auditní stopu.
- Hlavní rozdíl: Nejde jen o to podpis získat, ale také ho později spolehlivě doložit a zapojit do firemních procesů.
Na první pohled funguje většina řešení pro elektronický podpis podobně. Nahrajete dokument, odešlete odkaz a druhá strana ho podepíše.
Rozdíly začínají ve chvíli, kdy se zeptáte: Co se děje na pozadí? Jaké důkazy po podpisu zůstanou? Jak snadno řešení napojím na své systémy? A co když někdo podpis později zpochybní?
Podívejte se na hlavní body, nad kterými je potřeba se zamyslet a vyhodnotit při výběru dodavatele elektronického podpisu.
1. Samotný podpis nestačí. Klíčová je jeho dlouhodobá prokazatelnost
U jednoduššího řešení může být cílem hlavně to, aby vzniklo podepsané PDF.
inSign jde dál a zaznamenává průběh podpisového procesu pomocí auditní stopy. Podle zvolené metody tak můžete doložit například kdo dokument podepsal, kdy k podpisu došlo a jaký způsob ověření byl použit.
U biometrického podpisu lze navíc pracovat s charakteristikami samotného podpisu, které mohou být v případě sporu odborně posouzeny.
To neznamená garanci výsledku soudního sporu. Znamená to ale, že oproti řešení s omezenou auditní stopou máte k dispozici silnější důkazní podklady.
Chcete poradit s výběrem ?
Domluvte si nezávaznou konzultaci
Domluvit konzultaci zdarma2. Je nástroj důvěryhodný a má certifikace?
U menšího použití často stačí, že aplikace funguje a podpis se podaří dokončit.
Ve větších firmách ale vstupuje do hry také IT, bezpečnost a compliance. Právě tam začínají být rozdíly mezi dodavateli výraznější.
inSign staví na standardech a auditech, jako jsou například ISO 27001, SOC 2, C5 nebo ISAE 3402, a podporuje podpisové procesy podle evropského nařízení eIDAS.
Oproti řešení, které nabízí pouze základní podpisovou funkcionalitu, tak může být vhodnější i pro organizace s vyššími nároky na bezpečnost a interní kontrolu.
3. Jaké druhy podpisů nástroj podporuje?
Ne každý dokument potřebuje stejnou úroveň elektronického podpisu.
Jednodušší nástroje se mohou soustředit jen na jednu nebo několik metod. V inSign můžete v jednom řešení využít:
- prostý elektronický podpis (SES),
- zaručený elektronický podpis (AES),
- kvalifikovaný elektronický podpis (QES).
Firma tak nemusí hledat jiného dodavatele pokaždé, když se změní požadovaná úroveň podpisu.
4. Základní API vs. integrace do celého procesu
U běžného podpisového nástroje může API sloužit hlavně k odeslání dokumentu k podpisu a jeho následnému stažení.
inSign nabízí rozsáhlé REST API a počítá i s hlubší integrací do firemního prostředí.
Lze ho napojit například na CRM, ERP, SAP, firemní portály, archivy nebo vlastní aplikace.
Rozdíl je v praxi jednoduchý: místo ručního přenášení dokumentů mezi systémy může podpis proběhnout přímo uvnitř procesu, který už firma používá.
5. Podepisování na dálku nemusí končit u jednoduchého podpisu
Řada nástrojů dnes zvládá běžné online podepisování.
inSign ale umožňuje vzdáleně řešit také kvalifikovaný elektronický podpis. Podepisující tak může podle konkrétního procesu zvládnout podpis z počítače nebo mobilu bez klasického obíhání poboček a práce s fyzickým tokenem.
To je rozdíl hlavně pro firmy, které chtějí digitalizovat i dokumenty s vyššími požadavky na právní jistotu.
6. Nový nástroj vs. řešení s dlouhou historií
U elektronického podpisu je důležitá nejen sada funkcí, ale také zkušenost dodavatele.
inSign je vyvíjen v Německu a v oblasti digitálního podepisování působí více než patnáct let.
Pro firmy, které hledají řešení pro dlouhodobé a kritické procesy, může být právě historie, evropské zázemí a důraz na bezpečnost stejně důležitý jako samotné uživatelské rozhraní.
inSign vs. běžné řešení e-podpisu
| inSign | Běžné řešení |
| SES, AES i QES | Často jen vybrané metody |
| Auditní stopa a důkazní podklady | Rozsah se liší |
| Bezpečnostní certifikace a audity | Záleží na dodavateli |
| Rozsáhlé REST API | Často základní napojení |
| Integrace do firemních systémů | Nemusí být dostupné |
| Vzdálené podepisování | Podle konkrétní služby |
| Více než desetiletá historie řešení | Individuální |
Závěr: Rozdíl není v tom, jestli umíte podepsat PDF
Elektronický podpis dnes nabízí mnoho služeb. Pokud ale vybíráte řešení pro firmu, vyplatí se dívat dál než jen na samotné tlačítko „Podepsat“.
Běžný nástroj může dobře posloužit pro jednoduché podepisování. inSign je vhodný tam, kde potřebujete navíc prokazatelnost, bezpečnost, více úrovní podpisu, rozsáhlé integrace a možnost zapojit podpis do celého firemního procesu.
