Rychlé shrnutí
- Skenovaný podpis: Obrázek nebo kopie vlastnoručního podpisu vložená do dokumentu. Je jednoduchý, ale snadno se kopíruje a sám o sobě neposkytuje spolehlivý důkaz o tom, kdo dokument podepsal ani zda nebyl později změněn.
- Elektronický podpis: Elektronická forma podpisu, která podle zvoleného typu umožňuje lépe ověřit podepisujícího, chránit dokument a doložit průběh podpisu.
- Řešení s inSign: inSign umožňuje podepisovat dokumenty online pomocí prostého, zaručeného i kvalifikovaného elektronického podpisu – bez tisku a skenování.
Podepsat dokument, naskenovat ho a poslat e-mailem může na první pohled působit podobně jako použití elektronického podpisu. Rozdíl je ale především v bezpečnosti a prokazatelnosti.
Skenovaný podpis je v zásadě pouze obrazová kopie podpisu. Elektronické podepisování naproti tomu může zaznamenat informace o podpisovém procesu, ověřit podepisující osobu a chránit výsledný dokument před nepozorovanými změnami.
Co je skenovaný podpis?
Skenovaný podpis může vzniknout dvěma způsoby. Dokument vytisknete, vlastnoručně podepíšete a následně naskenujete, nebo do PDF či Wordu jednoduše vložíte obrázek svého podpisu.
Výhodou je především jednoduchost. Zároveň ale může být takový podpis poměrně snadno zkopírován a použit v jiném dokumentu.
Samotný sken navíc běžně neprokazuje:
- kdo podpis do dokumentu vložil,
- kdy k podpisu došlo,
- zda byl dokument po podpisu změněn.
Právě v tom se zásadně liší od profesionálního elektronického podepisování.
Chcete poradit s výběrem ?
Domluvte si nezávaznou konzultaci
Domluvit konzultaci zdarmaJe skenovaný podpis právně platný?
Skenovaný podpis nelze automaticky označit za neplatný. Evropské nařízení eIDAS totiž pojem elektronického podpisu definuje poměrně široce a za určitých okolností může i vložený obrázek podpisu představovat formu prostého elektronického podpisu.
To ale neznamená, že všechny elektronické podpisy poskytují stejnou míru právní jistoty.
Pokud později vznikne spor, důležité bude především prokázat, kdo dokument podepsal a že jde o stejnou verzi dokumentu, se kterou podepisující souhlasil. U samotného skenu podpisu může být takové dokazování výrazně složitější.
Elektronický podpis není jen obrázek
U elektronického podpisu není nejdůležitější to, jak podpis na stránce vypadá.
Podstatný je celý proces na pozadí. Podle použitého druhu elektronického podpisu lze například ověřit identitu podepisujícího, zaznamenat informace o podpisu a zajistit integritu dokumentu.
Elektronické podepisování proto může poskytnout výrazně vyšší míru prokazatelnosti než pouhé vložení obrázku podpisu do PDF.
Skenovaný vs. elektronický podpis: Hlavní rozdíly
| Skenovaný podpis | Elektronický podpis | |
| Forma | Obrázek nebo sken podpisu | Elektronická data spojená s dokumentem |
| Ověření podepisujícího | Obvykle žádné | Podle typu podpisu a nastavení procesu |
| Ochrana dokumentu před změnou | Samotný sken ji nezajišťuje | U pokročilejších řešení lze změny odhalit |
| Auditní stopa | Obvykle chybí | Může zaznamenat průběh podpisu |
| Možnost kopírování podpisu | Velmi snadná | Podpis je spojen s konkrétním podpisovým procesem |
| Podepisování na dálku | Často vyžaduje tisk a skenování | Kompletně online |
| Důkazní hodnota | Omezená a závislá na dalších důkazech | Může být výrazně vyšší podle typu podpisu |
Jaké druhy elektronického podpisu existují?
Nařízení eIDAS rozlišuje tři základní úrovně elektronického podpisu.
Prostý elektronický podpis (SES) se hodí pro běžné obchodní a interní procesy. Může být doplněn například ověřením pomocí SMS nebo dalšími údaji o podpisovém procesu.
Zaručený elektronický podpis (AES) nabízí vyšší úroveň zabezpečení a prokazatelnosti. Je jednoznačně spojen s podepisující osobou a umožňuje odhalit následnou změnu podepsaných dat.
Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) představuje nejvyšší úroveň podle eIDAS a v Evropské unii má právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.
V inSign lze využít všechny tři varianty a vhodnou úroveň zvolit podle typu dokumentu a konkrétního procesu.
Jak probíhá elektronické podepisování v inSign?
Celý proces může proběhnout online bez tiskárny nebo skeneru:
- Nahrání dokumentu: Autor vloží dokument do inSign a určí osoby, které jej mají podepsat.
- Odeslání k podpisu: Podepisující obdrží odkaz a dokument otevře na mobilu nebo počítači.
- Ověření a podpis: Podle požadované úrovně zabezpečení proběhne ověření a samotný elektronický podpis.
- Zabezpečení dokumentu: Podepsaný dokument je chráněn tak, aby bylo možné odhalit jeho následnou změnu.
- Auditní stopa: K dispozici jsou informace dokládající průběh podpisového procesu.
Odpadá tak tisk, ruční podepisování, skenování a opakované posílání dokumentů e-mailem.
Proč je elektronický podpis bezpečnější než sken?
Představte si, že do smlouvy vložíte PNG obrázek svého podpisu a odešlete ji obchodnímu partnerovi.
Pokud se později objeví jiná verze smlouvy se stejným obrázkem podpisu, samotný sken vám neřekne, kterou verzi jste skutečně podepsali. Stejnou grafiku lze navíc jednoduše zkopírovat do jiného souboru.
Elektronický podpis proto nestaví důvěryhodnost pouze na vzhledu podpisu. Důležitá je jeho vazba na konkrétní dokument, identita podepisujícího a informace o celém podpisovém procesu.
Závěr: Neřešte jen vzhled podpisu, ale jeho prokazatelnost
Skenovaný a elektronický podpis mohou na dokumentu vypadat téměř stejně. Z technologického a důkazního hlediska mezi nimi ale může být zásadní rozdíl.
Sken je především obrazová kopie podpisu. Moderní elektronické podepisování může navíc ověřit podepisujícího, vytvořit auditní stopu a ochránit dokument před nepozorovanými změnami.
S inSign můžete dokumenty podepisovat plně online a podle potřeby zvolit prostý, zaručený nebo kvalifikovaný elektronický podpis.
Chcete zjistit, jaký druh elektronického podpisu je vhodný právě pro vaše dokumenty? Napište nám nebo si inSign rovnou vyzkoušejte.
