Digitalizace dokumentů je v českých firmách v plném proudu, přesto se kolem ní stále vznáší oblak polopravd a zbytečných obav. Tyto mýty často brzdí firmy v růstu a zbytečně je nutí utrácet za papír, tisk a poštovné.
Pojďme se podívat na 5 nejčastějších mýtů, se kterými se v inSign setkáváme, a uvést je na pravou míru.
Mýtus 1: „Elektronický podpis u soudu neobstojí“
Tento mýtus je pravděpodobně nejrozšířenější. Realita je přitom přesně opačná. Právní závaznost e-podpisu je jasně definována evropským nařízením eIDAS a českým občanským zákoníkem.
Zatímco u papírové smlouvy musíte v případě sporu složitě dokazovat pravost rukou psaného podpisu (často pomocí drahých znaleckých posudků), moderní e-podpis s sebou nese digitální důkaz. Každý dokument podepsaný přes inSign obsahuje detailní záznam – tzv. auditní stopa. Ta eviduje přesný čas, IP adresu a způsob ověření identity, což z něj dělá u soudu velmi silný a těžko zpochybnitelný důkaz.
Chcete poradit s výběrem ?
Domluvte si nezávaznou konzultaci
Domluvit konzultaci zdarmaMýtus 2: „Digitální podpis se dá snadno zneužít nebo zfalšovat“
Mnoho lidí má pocit, že digitální data se dají „přepsat“. Paradoxně je ale mnohem snazší zfalšovat podpis na papíře než ten digitální. Pokud se pokusíte o zneužití digitálního podpisu tím, že v podepsaném PDF dokumentu změníte jen jedno písmeno, digitální pečeť se okamžitě poruší a dokument se stane neplatným.
Bezpečnost je navíc posílena o dvoufaktorové ověření (2FA). Podobně jako v internetovém bankovnictví, i zde podepisující potvrzuje svou identitu unikátním kódem z SMS. To prakticky vylučuje, že by za vás dokument podepsal někdo jiný. A pokud chcete mít opravdu stoprocentní jistotu a ověření skrz osobní identifikaci, pak je zde možnost kvalifikovaného elektronického podpisu.
Mýtus 3: „Musím instalovat složitý software nebo mít čtečku karet“
Tato představa pochází z dob začátků digitalizace státní správy. Dnes už je situace jiná. Pro běžné obchodní smlouvy, NDA nebo HR dokumenty nepotřebujete žádný speciální software ani hardwarový token.
Moderní řešení funguje kompletně v prohlížeči. Vzdálené podepisování umožňuje podepsat smlouvu odkudkoliv na světě. Klientovi stačí jen e-mail a mobilní telefon. Žádné instalace, žádné zdlouhavé nastavování.
I kvalifikovaný podpis dnes zvládnete kompletně vzdáleně. V inSign pro to využíváme platformu Evrotrust, která je certifikovaným poskytovatelem služeb důvěry. Umožňuje rychlé a bezpečné ověření identity na dálku a následně vydává kvalifikovaný certifikát potřebný pro podepsání dokumentů.
Mýtus 4: „Sken podpisu je to samé co elektronický podpis“
Pozor, toto je nebezpečný omyl. Často se setkáváme s názorem, že právní závaznost skenu (vloženého obrázku podpisu) je vysoká. Z technického i právního hlediska je to však jen „obrázek“.
- Sken neobsahuje žádná metadata ani auditní stopu.
- Nelze u něj prokázat integritu (zda text nad ním nebyl po naskenování upraven).
Zatímco uznávaný elektronický podpis nebo zaručený e-podpis vás v případě sporu ochrání, prostý sken vás může nechat v úzkých.
Mýtus 5: „Je to drahé a jen pro velké korporace“
Dříve možná, dnes už ne. Náklady na pořízení platformy pro elektronické podepisování jsou zlomkem toho, co firma průměrně utratí za tisk, tonery, papír, fyzickou archivaci a kurýrní služby.
Navíc díky funkci jako podepisování v mobilu šetříte ten nejcennější zdroj: čas vašich zaměstnanců a obchodních partnerů. Uzavření smlouvy se zkracuje z jednotek dnů na jednotky minut, což dramaticky zrychluje cashflow, ať už jste živnostník, nebo velká fabrika.
Závěr
Elektronický podpis už není hudbou budoucnosti, ale nezbytným nástrojem pro každého, kdo chce podnikat efektivně a bezpečně. Strach z neznámého je přirozený, ale v případě e-podpisů zcela zbytečný.
Chcete si vyzkoušet, jak snadno může vaše firma přejít na digitální dokumenty bez zbytečných mýtů? Podívejte se na naše funkce nebo si domluvte nezávaznou ukázku.
